Comment s’organiser au travail ? | 9 astuces d’entrepreneur

Vous êtes Écopreneur et vous cherchez à vous libérer du temps ou de l’espace mental ? Quand on veut développer un projet, l’organisation fait partie des priorités. Plus elle est déployée, plus on gagne en créativité et en énergie. Il n’y a pas une organisation parfaite qui prévaut sur toutes les autres. Par contre, il existe des techniques pour structurer ses journées et améliorer son efficacité au travail. Voici 9 astuces qui vont vous aider à trouver celles qui vous conviennent le mieux pour bien s’organiser au travail quand on est entrepreneur.

1- La méthode Kaizen : un espace repensé pour bien s’organiser au travail

Créée à l’origine au Japon, la méthode Kaizen est plus qu’une simple technique. C’est un état d’esprit reflété par les 2 termes qui composent son nom, Kai pour « amélioration » et Zen pour « meilleur ». La 1re intention est d’orienter sa pensée vers l’amélioration continue de son environnement.

Cette approche possède un fort potentiel collaboratif. Chacun participe à améliorer son lieu de travail et à mieux gérer les flux d’informations et de matériels. Avec la pratique, chacun cultive un esprit d’innovation et de prise d’initiative.

Concrètement, vous pouvez commencer par agir sur votre espace de travail. L’espace doit être pensé pour mettre à portée de main ce qui est le plus souvent utilisé. Les surfaces de comptoirs, de plans de travail… doivent être libérées de tout encombrement. 2 actions simples qui vont rapidement créer de l’espace mental.

La méthode Kaizen, c’est un état d’esprit pragmatique tourné vers l’optimisation zen ! Il suffit ensuite d’appliquer les mêmes principes à la gestion de projet :

• simplifier la communication ;
• découper les missions de travail en tâches plus simples et bien structurées ;
• libérer des plages horaires pour développer vos idées, vous ressourcer, etc.

Cela vous fera gagner une énergie considérable !

2- La planification de la journée de travail en tant qu’entrepreneur

Mon astuce pour débuter la journée : identifier la veille la 1re tâche sur laquelle vous commencerez à travailler. Commencez par la mission qui comporte le plus de challenge. Par la suite, continuez sur des tâches de moins en moins prenantes à mesure que la journée avance.

Bien sûr, pour ceux qui ont besoin de temps le matin, la stratégie sera légèrement différente… Pour se mettre en condition, préférez un petit échauffement avec 1 ou 2 actions simples (tout en mangeant son petit croissant 🥐).

Un emploi du temps construit autour de votre propre rythme aide à mieux gérer les priorités. Et apprendre à canaliser son énergie est un atout lorsqu’on souhaite devenir son propre patron.

Attention, cependant, à ne pas surcharger votre agenda. Dans votre planning quotidien, conservez un espace de temps pour pouvoir composer avec les imprévus. Ce temps-là aussi, c’est de la gestion d’entreprise !

3 – La méthode Kaban : gestion de tâches et de projets

La loi de Parkinson se base sur le principe que le temps de travail s’étend de manière à occuper tout l’espace qu’on a rendu disponible. Autrement dit, on peut réaliser une même action en plus ou moins de temps.

Il existe un outil très simple et ludique pour bien s’organiser au travail : le tableau Kaban. La méthode Kaban vous permet d’avoir une vision globale de votre projet d’un seul coup d’œil.

Voici un tableau kaban proposé par Trello. Les étiquettes représentent les tâches et les colonnes vous montrent l’avancement du travail.

Le principe est élémentaire, chaque tâche est inscrite séparément sur une étiquette. Ensuite, chaque étiquette est placée dans l’une des colonnes du tableau selon son avancement.

L’outil que je vous présente ici est gratuit et il s’appelle Trello. Sur internet, vous trouverez facilement des tutoriels pour apprendre à utiliser Trello. Il permet de vous créer un tableau par projet. Vous pouvez même partager un tableau kaban pour un projet d’équipe.

L’organisation pour améliorer son efficacité au travail est l’un des 3 piliers fondateurs pour devenir un Écopreneur. Je viens de vous présenter 3 méthodes pour vous y aider. Dans ce qui suit, je vous présente 3 techniques qui aident à rester concentré pour une meilleure gestion du temps.

4 – La méthode monotâche : réaliser une tâche à la fois

Abandonnez la méthode multitâche ! 🚧 Le cerveau ne peut réaliser qu’une tâche à la fois. C’est vrai que la réalisation de tâches multiples semble parfois simultanée. En réalité, c’est une excellente manière de perdre du temps.

Le problème pour notre cerveau, c’est qu’il a besoin de remobiliser de l’information chaque fois qu’on passe d’une tâche à une autre. Ceci habitue le cerveau à se déconcentrer, et avec le temps, il se laisse plus facilement distraire. Les capacités d’attention se retrouvent alors affaiblies.

💡 Une solution efficace : éteignez TOUT ! Ne vous laissez plus interrompre par les notifications et les petits coups d’œil rapides aux mails qui viennent de rentrer. Prenez l’habitude de focaliser votre attention sur une tâche à la fois.

C’est la raison pour laquelle il est plus facile d’organiser les journées de travail par blocs d’activités. Réunissez par exemple les appels téléphoniques ensemble, les réponses aux mails dans un créneau de 1 ou 2 heures et la comptabilité sur une journée.

5- La fragmentation de tâches : améliorer son efficacité au travail

Pour bâtir une maison, il n’est pas possible de dessiner les plans et d’entamer sa construction en même temps. Pour gérer un projet, c’est le même principe, il faut scinder les étapes de manière ordonnée.

Lorsqu’une tâche paraît compliquée, c’est qu’elle nécessite d’être fragmentée en tâches plus petites qui se succèdent dans un ordre logique. Une situation qui paraissait complexe devient ainsi beaucoup plus digeste.

Par la suite, il sera plus facile d’orienter son focus sur une action simple, puis de compléter les tâches une à une. D’ailleurs, ne serait-ce pas le moment parfait pour 😉 créer votre tableau kaban ?

6- La méthode Pomodoro : rythmer les temps de travail

Savoir bien s’organiser au travail, c’est aussi bien se connaître. Toujours dans l’optique d’améliorer sa concentration, il est intéressant d’identifier son temps moyen d’attention.

La méthode Pomodoro utilise un minuteur qui rythme les sessions de travail en se basant sur le temps qui vous correspond le mieux. Vous trouverez des minuteurs gratuits en ligne. Et je vous lance le challenge d’augmenter progressivement votre temps de session avec la pratique ! 🕐

Avec un minuteur, chaque période de travail doit être allouée à un temps de grande concentration. Mais quand sonne la pause, c’est le moment d’en profiter pour respirer un peu d’air frais, se détendre, etc.

Grâce aux 3 techniques que je viens de vous présenter, la liste des tâches accomplies devrait s’allonger ! Maintenant, nous allons regarder 3 outils qui vont vous aider pour la gestion des priorités.

7- La matrice d’Eisenhower : donner un ordre de priorité aux missions de travail

Quand on s’engage à monter de grands projets ou à devenir Écopreneur, il est important de gérer les priorités. Vous aurez toujours de nombreuses idées et de multiples tâches à accomplir. C’est le moment de donner la priorité aux missions les plus importantes.

Alors, quand les urgences se bousculent pour être toutes réalisées en même temps 🤯, sortez la matrice d’Eisenhower !

La matrice d’Eisenhower est découpée en 4 parties : traiter, planifier, déléguer et supprimer.

La méthode est simple, il faut prendre un moment pour classer par ordre d’importance et d’urgence chaque tâche dans la matrice. C’est un outil très utile quand on a besoin de prendre du recul pour réorganiser le travail et gérer son entreprise.

Pour les procrastinateurs qui s’assument 😎, vous avez enfin une bonne excuse de repousser au lendemain ! En effet, une fois les tâches rentrées dans la matrice d’Eisenhower, certaines doivent être supprimées.

8- La règle des 2 minutes

Je vous promets que cette technique ne vous prendra que 2 minutes à adopter !

Le principe est simple : toute action qui nécessite moins de 2 minutes d’investissement devrait être réalisée tout de suite.

Petit calcul rapide, le temps nécessaire pour ranger la tâche dans votre to-do liste ou votre agenda est égal (ou presque) au temps pour résoudre cette tâche.

Cela signifie qu’au moment où vous ouvrez vos mails, par exemple, il faut prendre directement action sur les tâches qui nécessitent moins de 2 minutes.

9- Le principe de Pareto : méthode 20-80

C’est la règle des 80-20, aussi appelée loi de Pareto. Elle part du principe que 80 % des résultats sont entraînés par 20 % des activités mises en place.

L’objectif ici est d’identifier quels sont les 20 % de vos efforts qui apportent le plus de résultats. De cette manière, vous saurez où concentrer vos actions en priorité.

⚠️ Il ne faut pas considérer ce principe comme étant une loi empirique :

❗D’abord, parce que la proportion 20-80 n’est qu’une tendance et non pas une vérité mathématique. Une répartition 30-70 est tout aussi probable, mais vous comprenez l’idée.

❗Ensuite, parce que les 80 % qui produisent 20 % des effets peuvent avoir d’autres bénéfices que ceux qui sont évalués.

Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il y a différents axes possibles d’actions pour améliorer son efficacité au travail. Travailler son sens des priorités et bien s’organiser au travail s’acquièrent avec la pratique. Par contre, au niveau de la concentration, cela représente un vrai challenge. En effet, nous sommes sollicités quotidiennement par les technologies de l’information et de la communication. Pour vous aider, vous pouvez essayer, comme moi, de pratiquer la diète d’information. Ainsi, vous vous libérerez plus de temps et d’énergie.

Et pour aller plus loin, n’hésitez pas vous abonner à ma chaîne Youtube. Elle donne de nombreux conseils pour devenir Écopreneur et créer votre éco-entreprise !