Savoir gérer son temps : l’outil indispensable pour atteindre ses objectifs

En devenant entrepreneur et en créant son entreprise, on se confronte souvent à une problématique commune : gérer son temps. On est créateur mais on est aussi responsable de communication, de logistique, de relation client, de sa comptabilité… On ne compte plus les casquettes que l’on se retrouve à revêtir une fois lancé. En dehors du cadre du salariat qui fixe des limites et trace les contours de sa profession, un entrepreneur se retrouve à exercer plusieurs métiers sans personne pour lui dire quoi faire et quand le faire. Il est alors facile de se laisser déborder et d’avoir des difficultés à atteindre ses objectifs. Dans cet article, nous vous livrons nos conseils pour gagner en efficacité et en sérénité !

Pourquoi apprendre à gérer son temps ?

Pour être plus libre

La liberté de son temps est la première raison du choix de l’entrepreneuriat. Pour autant, il faut savoir le répartir. Sans une organisation minimale, on effectue des petites tâches éparpillées, voire on oublie de faire des pauses. La liberté chérie se retrouve engloutie par des heures de travail accumulées dans la semaine.

Gérer son temps permet d’équilibrer temps personnel et temps professionnel. Accorder consciemment du temps à un loisir ou au repos donne l’impression d’avoir mieux profité de sa journée. Cela diminue aussi le stress de la “ To do List “ à rallonge.

Pour être plus efficace

Se donner des objectifs à court terme avec des limites de temps de réalisation permet d’être plus efficace. Le cerveau est capable de faire en 2 heures quand il n’a pas le choix ce qu’il aurait fait en 2 jours sans timing imposé. Vous vous rappelez du devoir à rendre depuis 10 jours fait la veille au soir à l’école ? De même, bloquer des plages horaires dédiées à l’atteinte de certains objectifs permet de hiérarchiser et prioriser vos tâches.

Pour arrêter de procrastiner

“Je n’ai pas le temps” est l’une des phrases les plus prononcées au quotidien. Le temps est présent, mais il est accaparé par les réseaux sociaux, les notifications, les petites perturbations de la vie quotidienne, la charge mentale, etc. En définissant des créneaux à l’avance dans son emploi du temps, on se donne la possibilité d’avoir ce temps.

Comment gérer son temps pour atteindre ses objectifs ?

Décomposer et planifier ses objectifs

Avant de pouvoir courir un marathon, il faut pouvoir courir un semi marathon, une course de 10 km, de 5 km et même le tour d’un quartier. Bref, avant l’objectif final, il y a un certain nombre de sous-objectifs assimilables à des paliers. Ces petits paliers intermédiaires permettent de segmenter l’ascension en marches facilement atteignables.

Le plus simple est de partir de son objectif final et de redescendre les marches : quelle est l’étape juste avant cet objectif ? Et celle encore avant ? Cette analyse détaillée permet de faire un rétroplanning de ses sous-objectifs étape par étape. De plus, atteindre régulièrement un sous-objectif aide à maintenir le cap et le moral de l’entrepreneur.

Préparer ses journées en amont

Un entrepreneur est son propre patron. Il n’a donc personne lui indiquant les tâches à effectuer dans sa journée. Si cette dernière semble défiler à un rythme effréné, c’est peut être que vous allez dans tous les sens ou que vous avez du retard sur la journée précédente. En prenant quelques minutes en fin de journée pour préparer celle du lendemain, vous vous assurez de réaliser les tâches indispensables en premier. On ne perd plus de temps à savoir ce qui doit être fait le jour même: tout est déjà préparé.

Cette gestion du temps permet aussi de faire le point sur les tâches qui ont pu être faites ou non et les reporter au besoin. Cela évite de se retrouver avec des journées interminables dans le but de rattraper le retard de toute une semaine.

Prioriser et hiérarchiser ses tâches

L’étape la plus importante pour gérer son temps est la priorisation. Il faut pouvoir discerner les tâches les plus importantes et urgentes des autres. Cela donne de la visibilité et permet de mieux organiser son temps autour de ses objectifs.

De même, la priorisation s’accompagne d’une hiérarchisation des tâches. Voyez votre énergie quotidienne comme une jauge. À chaque temps de travail, vous épuisez la jauge à hauteur de l’énergie dépensée pour accomplir une tâche. Plus la tâche est importante, chronophage ou difficile, plus la quantité d’énergie dépensée est grande. Si vous dépensez votre énergie sur de multiples petites tâches non essentielles au cours de la journée, vous n’en aurez plus pour effectuer celles qui comptent vraiment. C’est ce que reprend en partie la loi de Pareto du 20/80 : 20% des efforts apportent 80% des résultats.

Pour atteindre ses objectifs sans procrastiner, commencez votre journée par la tâche la plus difficile ou qui vous demandera le plus d’énergie (souvent la plus importante). On appelle ça “manger le crapaud” ou “ eat the frog”.

Faire du batching pour gérer son temps

Le cerveau humain est mono-tâche. Même si l’on essaye de se convaincre du contraire, nous ne sommes vraiment efficaces que lorsque l’on se concentre sur une tâche à la fois. À chaque fois que l’on doit jongler d’une tâche à une autre, le cerveau doit se reconcentrer et aller chercher de nouvelles informations. La principe du batching est de regrouper toutes les tâches similaires ou identiques et de les réaliser sur une plage de temps donnée. Voici des exemples à intégrer dans votre méthode de travail :

• Préparer tous ses visuels pour les réseaux sociaux puis écrire toutes les légendes séparément au lieu de faire chaque post en entier individuellement. 
• Traiter ses emails une seule fois dans la journée plutôt que de consulter sa boîte mail toutes les heures. 
• Préparer ses envois de commande une fois par semaine au lieu de les éparpiller. 
• Gérer sa facturation ou faire sa comptabilité du mois en une fois.

Désactiver les notifications et pratiquer le flow

Notre smartphone est un formidable outil de travail mais c’est aussi un très gros obstacle à la concentration. Pour savoir gérer son temps et atteindre ses objectifs, il faut éviter toute distraction. Regarder une notification ou un message ne prend que quelques secondes, et pourtant le cerveau aura besoin de plusieurs minutes voire dizaines de minutes pour se réaligner sur la tâche en cours. Lorsque vous effectuez une tâche ne nécessitant pas votre téléphone, mettez le dans une autre pièce ou activez la sourdine. Même si vous ne recevez pas de notification, vous pourriez être tenté de le consulter. À noter que les distractions peuvent être vos enfants, votre conjoint ou encore votre animal de compagnie ! Aménagez alors un espace de travail adéquat et accordez vous avec vos proches pour ne pas être dérangé.

Se couper de toute distraction ouvre un espace favorable à l’état de flow. Le flow correspond à un état où l’on est totalement absorbé par la tâche en cours et où la notion d’écoulement de temps disparaît. C’est aussi un état de très grande concentration permettant de s’immerger complètement dans son travail tout en en tirant satisfaction.

Faire des pauses et poser ses limites

L’entrepreneuriat n’est pas un sprint mais un marathon. Gérer son temps pour atteindre ses objectifs signifie aussi se laisser des plages libres pour prendre du recul et mieux repartir. Comme pour les sportifs, la productivité dépend du temps de repos. Ralentir et appuyer sur pause est nécessaire pour un bien être au travail. La méthode Pomodoro explicite bien ce concept en alternant des périodes de travail intense avec des petites pauses régulières. Il est essentiel de savoir sortir la tête de son projet de temps en temps.